Como a Tecnologia Está Revolucionando a Gestão Jurídica: Um Olhar Sobre os Softwares Jurídicos
Não é novidade que a tecnologia está avançando a passos largos e moldando diversos setores. Na área de gestão jurídica, isso não é diferente. À medida que mais dispositivos e inovações se tornam disponíveis, setores tradicionais estão percebendo a importância de adotar a tecnologia para modernizar seus negócios. A tecnologia jurídica está tendo um impacto significativo na maneira como os processos de rotina são realizados. Revisão automática de documentos, busca e cadastro automático de processos estão tornando o setor muito mais competitivo. Este artigo explora como os softwares jurídicos estão na vanguarda dessa revolução. Softwares Jurídicos: O Que São e Como Funcionam? Softwares jurídicos são programas de computador desenvolvidos para ajudar advogados e escritórios de advocacia a gerenciar casos, clientes, e documentos de maneira mais eficiente. Além de facilitar a organização, eles também contribuem para a agilização de processos, realizando tarefas que, manualmente, levariam muito mais tempo. Muitos softwares jurídicos vêm equipados com funcionalidades como gestão de documentos, controle de prazos, gerenciamento financeiro, e comunicação com clientes. A digitalização da jurisprudência tem sido uma das forças motrizes por trás da revolução tecnológica no setor jurídico. Um exemplo é o Caselaw Access Project (CAP), que digitalizou toda a biblioteca de jurisprudência de Harvard, tornando decisões estaduais e federais facilmente acessíveis a advogados em todo o país. No Brasil, a tendência tem seguido um caminho semelhante. Benefícios dos Softwares Jurídicos Simplificando as Comunicações Advogado-Cliente Um dos grandes benefícios dos softwares jurídicos é a capacidade de simplificar as comunicações entre advogados e clientes. Através de portais seguros, os clientes podem acessar informações sobre seus casos sem precisar entrar em contato direto com o advogado, o que economiza tempo e recursos para ambas as partes. Acesso Móvel aos Processos Outra vantagem é a disponibilidade dos processos na palma da mão. Através de aplicativos, os advogados podem consultar informações sobre os processos, anexar documentos e acompanhar os prazos de onde estiverem, sem depender de arquivos físicos. Controle de Prazos Os softwares jurídicos também facilitam o controle de prazos, uma vez que podem configurar alertas para novas publicações, intimações e andamentos dos processos, reduzindo o risco de perder prazos importantes. Análise de Dados e Inteligência Artificial Além dos benefícios já citados, os softwares jurídicos modernos estão incorporando análise de dados e inteligência artificial. Estes recursos permitem que os advogados realizem pesquisas mais profundas e tomem decisões mais informadas com base em tendências e dados históricos. A inteligência artificial, em particular, pode ser usada para revisar documentos e contratos, identificando possíveis problemas e inconsistências. EV Juris: Inovando a Gestão Jurídica com o Melhor Software O EV Juris surge como um dos melhores softwares no mercado jurídico, graças às suas funcionalidades avançadas e foco na experiência do usuário. Ele combina uma série de ferramentas poderosas que ajudam os profissionais de direito a gerenciar seus casos, comunicações e documentos de maneira eficiente. Um dos recursos mais notáveis do EV Juris é sua interface intuitiva. O software foi desenvolvido pensando na facilidade de uso, permitindo que até mesmo os usuários menos experientes com tecnologia possam navegar e usar suas funcionalidades sem problemas. Além disso, o EV Juris oferece uma solução completa para gestão de casos. Isso inclui desde o acompanhamento de prazos e compromissos, até a organização de documentos e comunicações com clientes. Ele também possui uma funcionalidade de pesquisa avançada, que permite encontrar rapidamente informações e documentos específicos. Outro aspecto importante é a segurança. O EV Juris utiliza tecnologias de segurança de ponta para garantir que os dados e informações sensíveis dos clientes estejam protegidos. Isso é essencial em um setor onde a confidencialidade é primordial. Além disso, o EV Juris oferece ferramentas de análise e relatórios que permitem aos advogados avaliar o desempenho de seu escritório. Isso é crucial para tomar decisões informadas e implementar estratégias que maximizem a eficiência e os resultados. Com o EV Juris, os profissionais de direito podem não apenas automatizar tarefas rotineiras, mas também ter uma visão mais clara de seus casos e de sua gestão em geral. Isso é facilitado pela capacidade do software de integrar diferentes aspectos do trabalho jurídico em um único ambiente. Desde a gestão de prazos até a comunicação com clientes e o armazenamento seguro de documentos, o EV Juris se posiciona como uma solução abrangente para as necessidades do setor jurídico. Desafios e Considerações Apesar dos benefícios, a adoção de softwares jurídicos também apresenta desafios. O setor jurídico, muitas vezes, tem um perfil conservador em relação a novas tecnologias. Além disso, questões de segurança de dados e privacidade são extremamente importantes no contexto legal. Portanto, é crucial escolher um software que ofereça alto nível de segurança e esteja em conformidade com as regulamentações pertinentes. Automatização de Fluxos de Trabalho e Integração de Sistemas A automatização de fluxos de trabalho é outra revolução tecnológica no setor jurídico. Ela permite que advogados e escritórios de advocacia otimizem suas operações, eliminando tarefas manuais repetitivas e melhorando a eficiência. Por meio da automatização, os processos jurídicos podem ser mais ágeis e menos propensos a erros humanos. Um exemplo de automatização é a geração automática de documentos. Softwares jurídicos podem ser programados para criar documentos padrão, como contratos e petições, com base em modelos pré-definidos. Isso economiza tempo, reduz erros e garante consistência. Além disso, a integração de sistemas é fundamental para um fluxo de trabalho eficiente. Integrar o software jurídico com outras ferramentas e sistemas, como e-mail, calendário e sistemas de gestão de documentos, cria um ambiente de trabalho unificado. Isso facilita o acesso a informações, a colaboração entre equipes e a gestão de prazos e compromissos. Conclusão Os softwares jurídicos estão desempenhando um papel fundamental na modernização da advocacia. Com recursos que vão desde a simplificação das comunicações com os clientes até o uso de inteligência artificial para análise de documentos, os benefícios são inegáveis. No entanto, advogados e escritórios de advocacia devem proceder com cautela, garantindo que as soluções que adotam sejam seguras e estejam alinhadas com os valores e necessidades de seus negócios.A parceria com o provedor
Controle Financeiro Para Advogados: Como o EV Juris Auxilia na Gestão de Receitas e Despesas
O controle financeiro eficiente é a base para o sucesso de qualquer negócio, e os escritórios de advocacia não são exceção. Neste contexto, o EV Juris surge como um aliado poderoso, fornecendo uma solução abrangente e inteligente para gerir todas as facetas financeiras de um escritório de advocacia. Recursos robustos de gestão financeira EV Juris se destaca pelo seu robusto sistema de controle financeiro. Com ele, os advogados podem gerir receitas, despesas, inadimplência, movimentações e até fazer previsões de recebimento futuro. Tudo isso com a facilidade e eficiência que apenas a tecnologia de ponta pode oferecer. O faturamento de despesas, receitas, inadimplências e honorários podem ser personalizados conforme as necessidades do escritório. Ademais, o software permite calcular automaticamente precatórios e RPVs, o que facilita o controle dos ganhos de causa por processo. Outra funcionalidade importante é o recurso de Timesheet, que permite calcular o valor da hora do advogado com base no tempo de atividades por processo. Dessa forma, é possível ter uma visão clara e precisa do rendimento de cada profissional e do escritório como um todo. Integração e eficiência na gestão de tarefas Um dos diferenciais do EV Juris é sua capacidade de integrar as diversas áreas de um escritório de advocacia. O software não se limita a ser uma ferramenta de controle financeiro, mas é uma solução completa de gestão jurídica. Por exemplo, a plataforma permite programar, disparar e delegar tarefas e prazos simples ou multi-relacionados. Com isso, os advogados podem acompanhar e pontuar sua equipe, mantendo todos alinhados e produtivos. Além disso, a leitura dos diários e intimações é feita de forma automatizada, disparando demandas e calculando prazos com base no tipo de tarefa. Isso diminui o risco de prazos e tarefas perdidas, aumentando a eficiência do escritório. Acessibilidade e mobilidade Outro aspecto relevante do EV Juris é a mobilidade que ele oferece. Com aplicativos mobile opcionais para IOS e Android, é possível alertar e acompanhar as demandas do escritório a qualquer momento e de qualquer lugar. Isso garante que os advogados possam manter-se atualizados sobre suas tarefas e responsabilidades, mesmo quando estão longe do escritório. A plataforma também é completamente responsiva, podendo ser acessada de qualquer tela, seja celular, tablet ou computador. Isso proporciona flexibilidade e conveniência, permitindo que os advogados trabalhem de forma eficaz, independentemente de onde estiverem. Funcionalidades adicionais de EV Juris Além das funcionalidades mencionadas anteriormente, o EV Juris oferece uma série de recursos adicionais que podem ser úteis para o gerenciamento eficiente de um escritório de advocacia. Por exemplo, o sistema de comentários permite que os advogados comentem em publicações e processos informações necessárias para determinado caso. Outra funcionalidade importante é a capacidade de definir o fluxo de andamento do processo dentro do sistema pelo próprio escritório. Esta funcionalidade pode ser particularmente útil para escritórios de advocacia que lidam com uma grande quantidade de processos e necessitam de uma maneira eficiente de acompanhar o andamento de cada um. O EV Juris também oferece a possibilidade de geração de documento a partir de modelo pré-definido, com as variáveis preenchidas automaticamente pela plataforma, o que pode economizar tempo e evitar erros. A auditoria de processos é mais uma funcionalidade notável. O histórico de andamento e informação adicionada ao processo é registrado pelo EV Juris, permitindo uma visão clara e organizada do processo desde o início até o presente. Flexibilidade O EV Juris é uma plataforma baseada na nuvem, o que significa que você pode acessá-la de qualquer lugar, não dependendo exclusivamente da sua máquina. Além disso, o sistema é completamente responsivo, podendo ser acessado de qualquer tela, seja celular, tablet ou computador. O software também possui um portal do assistido para acompanhamento de processos, envio de documentos, agendamento de reuniões e consultas, entre outros recursos. Isso pode ser particularmente útil para advogados e clientes que precisam estar constantemente atualizados sobre o progresso de seus processos. Recursos de Call Center O EV Juris possui um recurso de Call Center que pode ser muito útil para escritórios de advocacia. O sistema grava todas as ligações do escritório, ficando à disposição da gestão. Além disso, identifica automaticamente o número do telefone do cliente e adiciona a gravação em seu atendimento/processo para facilitar o diagnóstico e análise futura. Enfrentando as Complexidades do Gerenciamento Financeiro para Advogados O gerenciamento financeiro é uma parte integrante do sucesso de um escritório de advocacia, mas não vem sem seus obstáculos. Por exemplo, a tarefa de elaborar um orçamento acurado pode ser intimidante sem um entendimento sólido das futuras entradas e saídas de recursos. Além disso, manter um registro meticuloso das despesas pode ser uma tarefa que consome muito tempo e que exige uma atenção constante. Auditorias financeiras regulares, embora essenciais para uma boa governança financeira, podem gerar custos significativos. No entanto, essas dificuldades não são insuperáveis. Com o uso de estratégias apropriadas e ferramentas adequadas, é possível enfrentar e superar esses desafios. E, no final, o fruto desse esforço é um escritório de advocacia com uma situação financeira robusta e bem administrada, o que certamente vale cada grama de esforço investido. Conclusão O EV Juris é um software de gestão jurídica completo e robusto, oferecendo uma gama abrangente de funcionalidades que podem tornar o gerenciamento de um escritório de advocacia mais eficiente e lucrativo. Desde o acompanhamento e gerenciamento de processos até a geração de relatórios de gestão, o software cobre uma ampla gama de tarefas e processos essenciais para a operação eficaz de um escritório de advocacia. Embora seja importante considerar as necessidades específicas do seu escritório ao avaliar se o EV Juris é a escolha certa para você, é evidente que o software Jurídico tem muito a oferecer para melhorar a produtividade e eficiência do seu escritório.
ISO 9001 no escritório de advocacia: tudo o que precisa saber
Algumas pessoas podem acreditar que a ISO 9001 é destinada apenas à empresas de manufatura e tecnologia, o que não é verdade. Ela pode ser aplicada em qualquer empreendimento, especialmente no seu escritório de advocacia. Ao implementar a ISO 9001 no escritório de advocacia, as práticas jurídicas podem superar os padrões regionais de qualidade, um grande benefício. Além disso, os clientes podem ser mais bem representados, o trabalho realizado com organização e a firma – assim como seus advogados – pode melhorar continuamente. Para tanto, é preciso que você, advogado, conheça algumas especificidades da ISO 9001:2015, a edição mais recente da norma. Assim poderá implementar um sistema de gestão da qualidade no escritório, bem como obter a certificação da ISO. Hoje, vamos esclarecer o que é a norma ISO 9001, seus benefícios e como aplicá-la na prática. Também explicaremos a importância de um software jurídico, como o EVJuris, para o sucesso no que é feito. Continue a leitura! O que é ISO 9001? A ISO 9001 é uma norma mundialmente compartilhada que estabelece requisitos para o sistema de gestão da qualidade (SQG), seu objetivo é aprimorar a gestão da empresa. No Brasil, a norma é oficialmente chamada de ABNT NBR ISO 9001. Também é possível defini-la como uma série de normas acerca de gestão da qualidade que podem ser aplicadas no escritório, auxiliando-o a aumentar sua eficiência. A norma é originalmente criada pela International Organization for Standardization, uma entidade sem fins lucrativos com sede na suíça. No Brasil, ela é traduzida e publicada pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). A diferença entre normas ISO 9001 A primeira norma da série 9001 foi lançada em 1987. Desde então, tem sido aplicada em diversos países e organizações distintas, no intuito de padronizar critérios de qualidade, bem como reduzir desperdícios e problemas no trabalho. Desde o seu lançamento, a ISO passou por algumas mudanças. A versão mais atual é a ISO 9001:2015, em substituição à ISO 9001:2008. A nova versão coloca uma grande ênfase no envolvimento da liderança (no escritório, os sócios) para a correta implementação. E mais, oferece uma estrutura e linguagem mais simples. Empresas que possuem a certificação ISO 9001: 2008, se quiserem mantê-la, devem atualizá-la para a versão 2015. O período de transação é de até 3 anos, como a mudança ocorreu em setembro de 2015, o prazo final é até setembro de 2018. Para a transição, o primeiro passo é a familiarização com a nova versão, que pode ser comprada no site da ABNT. Em seguida, é preciso criar e executar um plano de ação, buscando atender aos novos critérios. Por fim, é necessário entrar em contato com um órgão de certificação, sendo a própria ABNT uma certificadora. Quais os benefícios da ISO 9001 no escritório de advocacia? Agora que entende com clareza o que é a ISO, é necessário descobrir seu benefício para o negócio no ramo jurídico. Com mais de 1 milhão de advogados ativos no Brasil, a qualidade, certamente, é um grande diferencial competitivo. A implementação da ISO 9001 no escritório de advocacia resultada em uma série de melhorias. É possível, por exemplo, colocar o cliente em primeiro lugar e ter maior eficiência nos processos, bem como atender à requisitos legais e regulamentares. Existem, no entanto, muitas outras vantagens que devem ser consideradas, como a melhor imagem diante do mercado. Entenda com clareza nos próximos tópicos! Maior orientação para o cliente Em termos comerciais, todo escritório de advocacia possui duas principais obrigações: fazer clientes e mantê-los pelo maior tempo possível, de maneira ética e lucrativa. Para tanto, deve ter uma forte orientação para a satisfação do seu cliente. Nesse sentido, de acordo com a ISO 9001:2015, a organização deve monitorar o grau de satisfação dos clientes, avaliando se suas necessidades e expectativas foram atendidas. Desse modo, o escritório pode construir uma forte orientação ao cliente. Aumento da eficiência administrativa e operacional A norma ISO 9001 é um sistema de gestão da qualidade, então é natural que após sua implementação o escritório tenha maior eficiência. Todos – dos sócios à recepção – estarão alinhados, comprometidos e entusiasmados com a melhoria contínua. Isso tem reflexo nas atividades diárias, garantindo maior eficiência administrativa e operacional na gestão de processos e casos jurídicos. Como o número de erros e problemas será menor, também implicará na redução de despesas e custos. Identificação e tratamento de riscos Um dos requisitos da ISO 9001:2015 é o entendimento do contexto organizacional e das partes interessadas, assim será possível identificar riscos e oportunidades associadas ao escritório de advocacia, bem como agir preventivamente. Ao identificar um risco, o advogado pode agir evitando-o, eliminando sua principal fonte ou, ainda, aproveitá-lo para perseguir uma oportunidade. Para tanto, é necessário um prévio planejamento, o que será abordado em outro tópico. Diferenciação em relação à concorrência A certificação ISO 9001 é amplamente usada como um critério de diferenciação, garantindo a melhor imagem do escritório diante do mercado. Esse fator é crucial, afinal, como explicado, o segmento jurídico está saturado de concorrentes. É preciso destacar que a própria ISO 9001 demanda o entendimento do contexto organizacional, visto que esta é a premissa para uma diferenciação sustentável. Assim será possível entender outros escritórios e oferecer algo a mais, que atraia os clientes. Quais os princípios para a gestão da qualidade A norma ISO 9001:2015 é baseada em 7 princípios de gestão da qualidade, que vão desde a orientação para o cliente até decisões baseadas em evidências. Eles devem ser adotados por todos do escritório – de cima para baixo – para que haja sucesso. A correta aplicação dos 7 princípio garantirá que o escritório de advocacia esteja apto para melhorar seus processos, assim como satisfazer as necessidades e expectativas dos clientes. E mais, facilitará a implementação do sistema de gestão da qualidade. Os 7 princípios para a gestão da qualidade são: É interessante fazer uma declaração sobre cada princípio, justificando sua importância para o escritório. A declaração deve fazer parte da política da empresa, além de ser apresentada aos novos contratados no processo de integração. Esses princípios não